Sistema SAM para el Manejo de Donaciones

SAM – “System for Award Management”
SISTEMA PARA LA ADMINISTRACION DE DONACIONES
Guía de inicio rápido para solicitantes internacionales

Información útil
“SAM” (System for Award Management), el Sistema para la Administración de Donaciones, es un sitio web oficial, gratuito y operado por el gobierno de los Estados Unidos.  El registro y el mantenimiento del historial de registro de la “Entidad” en SAM es gratuito. Se puede obtener ayuda de forma gratuita.

¿Qué es una “Entidad” (“Entity” en inglés)?
En SAM, su compañía, empresa u organización se conoce como la “Entidad” (“Entity”).  Una vez que completa el proceso de registro en SAM, su “Entidad” ya está registrada para hacer negocios con el gobierno de los Estados Unidos.

 ¿Qué necesito para empezar?

  1. Número DUNS: Para empezar usted necesita un número denominado DUNS “Sistema de Numeración Universal de Datos” (Data Universal Numbering System – DUNS). El DUNS es necesario para registrar su “Entidad” en SAM. Los números DUNS son únicos para cada localidad física que usted desee registrar.
  2. Código OTAN de Entidad Comercial y Gubernamental (NCAGE): las “Entidades” internacionales deben obtener un código de la Organización del Tratado del Atlántico Norte (OTAN) de Entidad Comercial y Gubernamental (NCAGE) para cada número DUNS que planean registrar en SAM, antes de comenzar el proceso de registro.
  3. Debe preparar, firmar y enviar una carta a la Oficina de Servicio Federal dentro de los 30 días de la activación en la que designe al Administrador de la “Entidad”.

¿Cómo obtengo un número DUNS?
En caso que usted no tenga un número DUNS, para hacer negocios con el gobierno de los Estados Unidos, lo puede solicitar gratuitamente visitando el sitio web de la empresa Dun & Bradstreet (D&B) en el siguiente link: http://fedgov.dnb.com/webform .  El proceso puede tomar hasta 5 días laborables para obtener un número internacional DUNS.

¿Cómo obtengo un código de NCAGE?
Para obtener un código NCAGE, visite el sitio web de la OTAN: https://eportal.nspa.nato.int/AC135Public / scage / CageList.aspx
Asegúrese que el nombre y la dirección física de su negocio que proporcionó para obtener su número DUNS sean exactos a los que está proporcionando para el código NCAGE. El proceso puede tomar hasta 3 días laborables para obtener un código NCAGE.

¿Cuál es el procedimiento en caso del número de identificación de un contribuyente estadounidense (Tax Identification Number, TIN por siglas en inglés)?  Sólo se necesita el TIN si la “Entidad” paga impuestos estadounidenses.  Si se trata de una “Entidad” internacional que no paga impuestos en los Estados Unidos, NO tiene que ingresar número alguno en el campo TIN al registrarse.

Pasos para registrarte

1. En primer lugar, obtenga su número DUNS y código NCAGE asignados. Verifique que el nombre legal del negocio y la dirección física coincidan en ambos registros. Luego, inicie el proceso de registro SAM.

2. Escriba www.sam.gov en la barra de direcciones de su navegador de Internet.

3. Seleccione “Iniciar sesión” para completar la autenticación y crear una cuenta.

4. En la página “My SAM”, seleccione “Entity Registrations” (Registros de entidades) del menú de sub navegación, luego seleccione “Register New Entity” (Registrar nueva entidad).

5. Seleccione el tipo de su “Entidad”, probablemente será una “Business” (Empresa) u “Organization” (Organización).

6. Indique en el sistema la razón por la cual se está registrando en SAM. Esto determinará qué información tiene que proporcionar.

  • ¿Está interesado en participar en licitación para contratos federales? Si es así, seleccione “I want to be able to bid on federal contracts or other procurement opportunities. I also want to be able to…” (“Quisiera participar en contratos federales u otras oportunidades de adquisición. También quisiera poder . . .”)
  • ¿Está interesado en ser elegible para solicitar donaciones u otro financiamiento federal? Si es así, seleccione “I only want to apply for federal assistance opportunities like grants, loans, and other financial assistance programs. (“Sólo quiero solicitar oportunidades de asistencia federal tales como donaciones, préstamos y otros programas de ayuda financiera”).

7. Complete su registro. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco rojo (*). Algunos consejos útiles:

  • En la página de “Business Information” (Información Comercial), usted creará un “Número de identificación de socio de Marketing” (Marketing Partner Identification Number – MPIN por sus siglas en inglés). Anote su MPIN; ya que el MPIN se utiliza como contraseña en otros sistemas gubernamentales como por ejemplo Grants.gov.
  • – Si usted no paga impuestos en los Estados Unidos, no ingrese un TIN ni seleccione un tipo de TIN. Deje esos campos en blanco.
  •  En la página del Código NCAGE, ingrese su NCAGE. Recuerde que el nombre comercial legal y la dirección física de su Número DUNS y de su Código NCAGE deben coincidir.
  • En la página de “General Information” (Información General), sólo seleccione Propiedad extranjera si su entidad es propiedad de o está controlada por una entidad extranjera. Si usted es también un fabricante de bienes, selecciónelo primero y luego seleccione propiedad extranjera.
  • En la página de “Financial Information” (Información Financiera), no necesita proporcionar la información bancaria de la transferencia electrónica de fondos (EFT). Si elige proporcionar esta información bancaria electrónica, ésta debe ser para un banco de los Estados Unidos: SAM no puede aceptar información bancaria extranjera.  El nombre de la remesa y la dirección son las únicas secciones obligatorias en esta página.

En la sección “Points of Contact” (Puntos de Contacto), indique los nombres de las personas de su organización que conocen este registro en SAM y por qué desea usted hacer negocios con el gobierno de los Estados Unidos. A estas personas se les llaman Puntos de Contacto (Points of Contact— POCs por sus siglas en inglés). El POC del gobierno es el contacto principal para su organización.

8. Seleccione “Submit” (Enviar) después de su revisión final. Recibirá un mensaje de confirmación en la pantalla. Si no ve este mensaje de confirmación, significa que su registro no ha sido enviado.

  • Una vez aprobado por el Servicio de Rentas Internas (IRS por sus siglas en inglés) (si ingresó un TIN), el sistema de entidades comerciales y gubernamentales de los EE. UU. (U.S. Commercial and Government Entity – CAGE por sus siglas en inglés), y con carta de aprobación en su archivo, recibirá un correo electrónico de SAM.gov cuando el registro de su entidad esté activo.

9. Comience este proceso mucho antes de la fecha límite de su contrato o solicitud de concesión. Calcule unos 12 a 15 días laborables después de su envío antes de que su registro esté activo en SAM, y además 24 horas adicionales para que otros sistemas como Grants.gov reconozcan su información.

Para obtener ayuda gratuita con el registro de su entidad SAM, comuníquese con
la Mesa de Servicio Federal (Federal Service Desk – FSD por sus siglas en inglés) en https://www.fsd.gov